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Quelles sont les étapes dans la rédaction d’un plan de communication?

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Quelles sont les étapes dans la rédaction d’un plan de communication?

En tant qu’OBNL, vous pouvez faire face à des enjeux de temps, de ressources ou même stratégiques. Très souvent on se retrouve à fait comme on peut avec ce que les ressources humaines et financières nous offrent. La rédaction d’un plan de communication peut prendre du temps, mais c’est un investissement sur le long terme. On vous parlait d’ailleurs dans cet article des raisons pour faire un plan de communication.

Nous vous proposons donc dans cet article de vous présenter les étapes à suivre dans la mise en œuvre d’un bon plan de communication.

Qu'est-ce qu'un plan de communication?


Votre plan de communication s’introduit à votre plan marketing, tous les deux complémentaires. Il est l’acheminement de vos actions en fonction de vos objectifs marketing définis.

Il s’agit d’une manière efficace d’organiser la diffusion de votre message à votre cible externe comme interne de l’organisme.

De manière plus explicite il s’agit d’un document détaillé qui répertorie la totalité de vos actions de communication prévu pour mettre en avant votre organisme.

Quels sont ses objectifs ?


Le plan de communication est un outil très efficace si vous en comprenez bien son sens malgré son aspect parfois superflu.

Ses objectifs sont clairs et concis.
Il doit premièrement définir la nature de vos objectifs et les valeurs que vous souhaitez atteindre. Il vous permet également de pouvoir déterminer votre ou vos public.s cible.s par les actions futures et les ressources que vous pouvez mobiliser pour que ces opérations fassent succès.
Pour finir, il vous aidera à planifier chacune de vos actions en fonction de votre budget, de manière chronologique et la plus efficace selon votre organisme.

Les grandes étapes à suivre pour votre plan de communication


Généralement votre plan de communication doit se diviser en 10 étapes distinctes.

1. Réaliser un diagnostic de votre situation


Dans cette première partie vous allez devoir vous demander quelles sont la mission, la vision, les valeurs de votre organisme.
Quelle est la raison d’être, d’exister de votre organisme afin de déterminer vos actions.

Il faut également mettre à plat les ressources dont vous disposez.
Quelles sont vos ressources financières, humaines et matérielles ?

2. Analyser vos communications


Où en êtes-vous dans vos communications ?
Il est important que vous fassiez une évaluation de vos communications sur l’an passé afin de déterminer ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et pourquoi?

Pour faire une évaluation de vos communications réalisez :
* Un répertoire de vos retombées de vos différents supports de communication.
* Une segmentation de l’information.
* Pourquoi ne pas les classer dans un tableau de bord Excel pour bien organiser vos résultats?

3. Réaliser une étude de votre environnement


Pour réaliser l’étude de votre environnement vous pouvez faire appel à la fameuse méthode appelée PESTEL.
Cet outil vous permet dès lors d’établir et analyser les six facteurs macroéconomiques (différents domaines) pouvant avoir une influence sur l’environnement de votre organisme.

Les composantes de cette analyse sont les suivantes :
Politique
Économique
Social
Technologique
Écologique
Légal

4. Étudier vos publics cibles


Qui souhaitez-vous joindre et quel est le profil démographique et sociologique pour chacun de vos publics ? Plus vos cibles seront précises et en lien avec vos objectifs, plus vos actions seront percutantes et potentiellement concluantes.

Pour chacun des publics cibles, il faudra déterminer l’approche, le style et le contenu des communications.

Pour en apprendre davantage, nous vous invitons à lire cet article qui vous explique comment connaître son public cible.

5. Analyse interne et externe (FFOM)


Suite à l’analyse des précédents sujets, déterminez vos Forces-Faiblesses-Opportunités-Menaces, aussi appelé "outil SWOT" (FFOM). Il faut toujours garder en tête votre mission, votre vision et vos valeurs, mais également vos concurrents ou même, en prenant exemple sur des organismes qui vous inspirent.

L’outil FFOM est un dispositif mis en place afin de prendre connaissance des différents facteurs externes et internes à votre organisme qui peuvent influencer votre stratégie. C’est également un élément clé de votre processus de planification stratégique.

Vous pourrez ainsi voir quelles sont les menaces auxquelles vous êtes exposés et les opportunités qui s’offrent à vous. Suite à cette analyse vous serez en position de pouvoir savoir comment vous démarquez de vos concurrents.
Dans la rédaction de votre plan, n’oubliez pas vos faiblesses et les menaces face à vous afin de mettre en œuvre des moyens spécifiques pour les contrer.

Visuel tiré de Du rêve à la relève - HEC Montréal
Forces - Faiblesses - Opportunités - Menaces

Analysez les forces et les faiblesses de l'entreprise - HEC Montréal

La méthode SMART

La méthode SMART : définitions

6. Définir vos objectifs de communication



Après avoir analysé votre environnement et déterminer le.s public.s cible.s de vos choix vous devrez fixer vos principaux objectifs de communication.
Pour être sûr que ces derniers soient réalistes, vous pouvez les définir en objectifs SMART, c’est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et définis dans le Temps. SMART est également l’acronyme du mot “intelligent” en anglais.

Votre plan de communication va se reposer tout le long pour répondre à ces objectifs fixés.
Que ce soit pour faire de la sensibilisation auprès de votre public cible, informer sur vos services ou bien encore développer votre notoriété, votre objectif va vous servir à modifier la pensée et l’attitude de votre cible.

Visuel tiré de Piloter son activité avec les objectifs SMART : Exemple et définition

7. Quels seront vos axes de communication ?



L’axe est le thème de votre campagne, de votre événement. Tel un phare, c’est l’axe qui orientera la ligne éditoriale de vos communications.

Que voulez-vous dire à votre cible ? Et que souhaitez-vous qu’elle retienne?
L’axe de communication est l’idée principale qui se déclinera dans tous vos messages.

N’oubliez pas dans votre axe de répondre à la question : Quelle est notre problématique ?

8. Faites des propositions de stratégie



Le rôle d’une stratégie c’est entre autres de planifier les différentes actions. C’est lors de cette étape que la réponse à la question, comment allons-nous livrer le message se détermine.

Il est important de bien sélectionner les outils de communications les mieux adaptés pour atteindre vos objectifs. Le public cible à joindre et le message à lui transmettre orienteront le choix des médias, des techniques et des supports les plus appropriés.

Soyez original, soyez créatif. Communiquez moins mais communiquez mieux !

9. Établir un plan d’actions



Le plan d’action vous aidera à mettre en place un échéancier, le calendrier et faire une mise au point de vos ressources humaines disponibles pour prendre des responsabilités.

Utilisez notamment un diagramme de Gantt, qui est une tactique de gestion de projet qui permet de bien planifier de ne rien oublier.
Il s’agit de l’un des outils les plus efficaces pour représenter visuellement l’état d’avancement des différentes tâches qui constituent votre projet.

Votre colonne de gauche du diagramme indique toutes les tâches à effectuer.
La ligne d'en-tête représente les unités de temps les plus adaptées au projet (jours, semaines, mois etc.).
Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale, dont la position et la longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin.

10. Faire une évaluation de vos actions



Il est très important que vous réalisiez une évaluation de vos actions afin de vous assurer que les objectifs fixés au préalable ont été atteints ou presque atteints.
Grâce à cette évaluation vous pourrez voir si vous avez besoin de réajuster le tir ou non afin d’atteindre vos objectifs fixés au départ.

Il faut que vous soyez flexibles et attentifs au moindre signal qui vous indiquera que vous avez des corrections urgentes à apporter à vos canaux de communications ou à votre message.
N’oubliez pas que les communications c’est aussi de l’essai, erreur et que la réussite ou l’échec dépend de multiples facteurs !

Êtes-vous prêt.e.s à relever le défi?
Vous pouvez aussi nous contacter, créer des plans de communication, c'est un peu notre spécialité, ce qui a lancé la fondation de La Clique!